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Kosten eines ERP-Systems: So planen Sie Ihre Investition realistisch
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist ein zentrales Werkzeug, um Unternehmensprozesse effizient zu steuern. Doch viele Unternehmen und Entscheidungsträger stellen sich die Frage:
Was kostet ein neues ERP-System eigentlich?
Die Antwort darauf ist nicht pauschal, da die Kosten stark von Faktoren wie der Unternehmensgrösse, der Komplexität der Prozesse und individuellen Anforderungen abhängen.
In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Kosten eines ERP-Systems und zeigen, wie wir als Anbieter sicherstellen, dass Ihre Investition sinnvoll geplant ist und sich langfristig lohnt. Ein zentraler Punkt dabei: Die richtigen Schlüsselpersonen müssen in die Konzept-Erstellung involviert sein, um eine genauere Preisindikation zu erhalten.
Welche Kostenarten fallen bei einem ERP-System an?
Die ERP-Landschaft hat sich in den letzten Jahren stark verändert: Dank Cloud-Lösungen entfallen hohe Anschaffungskosten, und Lizenzmodelle bieten eine nie dagewesene Flexibilität.
Nachfolgend die wichtigsten Kostenpunkte und Faktoren aufgeschlüsselt:
Kosten für Lizenzen und Software
Die Lizenzkosten sind oft ein grosser Kostenpunkt. Hier gibt es Unterschiede zwischen Cloud-ERP (Abonnementmodell) und On-premise-Lösungen (Kauf von Lizenzen).
Bei einer On-premise-ERP-Lösung entstehen bei der Anschaffung einmalig hohe Kosten für Lizenzen und Hardware. Bei einer Cloud-ERP-Lösung können Sie, anstatt einmalige, hohe Beträge für Softwarelizenzen zu zahlen, Ihre ERP-Nutzung bedarfsgerecht anpassen und monatlich zahlen. Wird eine Abteilung verkleinert oder eine neue gegründet, lassen sich Lizenzen einfach anpassen – ohne langfristige finanzielle Verpflichtungen.
Wählen Sie eine Cloud-ERP-Lösung, reduzieren sich zudem die Hardwarekosten, da Sie keine eigenen Server, Rechenzentren oder IT-Infrastruktur anschaffen und warten müssen. Stattdessen übernimmt der Cloud-Anbieter das Hosting, die Wartung und die Skalierung der benötigten Serverkapazitäten. Dadurch erübrigen sich Investitionen in teure Hardware sowie Kosten für Strom, Kühlung und IT-Personal zur Verwaltung der Systeme.
Microsoft setzt mittlerweile ausschliesslich auf das Mietmodell (Subskription). Das bedeutet, dass Lizenzen für einen bestimmten Zeitraum gemietet statt gekauft werden. Ein Abonnement kann bis zu drei Jahre abgeschlossen werden, wodurch Sie sich gegen Preisanpassungen absichern.
Ein grosser Vorteil: Sie können die Anzahl der Lizenzen nach Bedarf jederzeit anpassen. Zudem gibt es unterschiedliche Lizenztypen: Während eine betriebsleitende Person beispielsweise eine Voll-Lizenz mit umfassenden Rechten erhält, hat ein Azubi mit einer Team-Member-Lizenz nur Leserechte. Das macht preislich einen erheblichen Unterschied.
In der Konzeptphase analysieren wir Ihre Anforderungen genau und erarbeiten mit Ihnen das optimale Lizenzmodell – damit Sie nur das bezahlen, was Sie wirklich brauchen.
Implementierungskosten (Capex)
Die Einführung eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Planung – von der Installation über die Konfiguration bis hin zur Anpassung an Unternehmensprozesse.
Viele unserer Kunden äussern den Wunsch, ein neues ERP-System im Standard einzuführen, um hohe Customizing-Kosten zu vermeiden. Aus unserer Erfahrung wissen wir jedoch, dass dies eine Herausforderung darstellt, da die meisten Unternehmen individuelle Anforderungen und spezielle Prozesse haben, die im Standard nicht vollständig abgedeckt werden. Durch den modernen Low-Code-/No-Code-Ansatz von Microsoft können einfache Anpassungen mittlerweile eigenständig vorgenommen werden, wodurch sich die Kosten für weniger komplexe Modifikationen im Vergleich zu früher reduzieren. Dennoch bleiben umfangreiche und komplexe Anpassungen nach wie vor kostenintensiv und aufwendig.
Viele unserer Kunden bringen ein Lastenheft mit, das entweder intern erstellt oder von einer externen Firma beauftragt wurde. Dieses Dokument gibt uns erste Einblicke in Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse. Eine grobe Kostenschätzung ist damit möglich, doch für eine seriöse Planung müssen wir die Abläufe und Strukturen genau verstehen.
Jeder kennt Beispiele eines Projektes, das wegen unerwarteter Mehrkosten das Budget sprengt. Die grösste Fehlerquelle liegt oft in einer unsauberen Konzeptphase. Die Verantwortung tragen hier beide Seiten: Wir als Anbieter stellen die richtigen Fragen, aber auch Sie als Kunde sollten sicherstellen, dass Ihre Schlüsselpersonen die Prozesse und deren Abhängigkeiten klar vermitteln. Nur so lässt sich ein System entwickeln, das wirklich passt – ohne böse Überraschungen.
Zudem sehen wir bei der Datenmigration oft einen Punkt, der häufig unterschätzt wird. Besonders bei mittelständischen Unternehmen, die über Jahre hinweg umfangreiche Datenbestände aufgebaut haben, kann dieser Prozess langwierig und herausfordernd sein. Eine sorgfältige Planung sowie die Bereitstellung der richtigen Daten sind hier entscheidend, um Fehler zu vermeiden und eine korrekte Migration sicherzustellen.
Laufende Kosten (Opex)
Zu den fortlaufenden Kosten sollten Sie regelmässige Ausgaben für den technischen Support und die Wartung der Software einberechnen, denn ein ERP-System muss regelmässig gewartet werden. Wir bieten SLA-Verträge an, die Updates und weitere Leistungen abdecken. Wichtig ist uns, dass Ihre Schlüsselpersonen weiterhin Ihre Ansprechpartner bleiben.
Zudem ist es üblich, dass regelmässig Softwareupdates anfallen, die ebenfalls Aufwendungen mit sich tragen können. Wir stellen sicher, Sie auch bei Softwareupdates effizient und transparent zu begleiten.
Nutzen Sie ein Cloud-ERP, fallen zudem monatliche Abonnementgebühren an. Die monatlichen Kosten für Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Dynamics 365 Finance and Operations können je nach Umfang der Nutzung und der Anzahl der Nutzer variieren. Hier ein Beispiel in Schweizer Franken (CHF):
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Business Central ist besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen geeignet.
| Basisversion: | Erweiterte Version (z.B. Premium): |
|---|---|
| Pro Nutzer/Monat: ca. 68 CHF | Pro Nutzer/Monat: ca. 90 CHF |
| Grundlegende Funktionen für Finanzmanagement, Bestandsverwaltung und Verkauf | Erweiterte Funktionen wie Service-Management und Fertigung |
Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations
Finance and Operations ist für grössere Unternehmen gedacht, die umfangreiche und komplexe Anforderungen an ihre ERP-Lösungen haben. Es bietet eine umfassendere Lösung für Unternehmen mit komplexen Finanz-, Supply-Chain- und Produktionsanforderungen.
Die Kosten belaufen sich pro Nutzer pro Monat auf ca. 160 CHF (abhängig von den Modulen, z.B. Finanz- und Lieferkettenmanagement).
Die Preise können je nach Vertrag und spezifischen Anforderungen schwanken. Bei grossen Implementierungen kommen oft zusätzliche Kosten für Implementierung, Anpassung und Support hinzu. Gerne beraten wir sie in einem Gespräch über die für Sie allfällig anstehende
Häufig übersehene Kosten
Damit Ihr Team das ERP-System effektiv nutzen kann, sind entsprechende Schulungen der Mitarbeitenden erforderlich. Das bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeitenden Zeit investieren müssen, um sich mit der neuen Lösung vertraut zu machen, was zusätzliche Kapazitäten bindet und interne Abläufe stören kann. Wir setzen auf das Train-the-Trainer-Prinzip, um Wissen effizient im Unternehmen zu verbreiten und interne Ressourcen möglichst wenig zu belasten.
Falls spezielle Anforderungen bestehen, können zusätzliche Customizing-Kosten für Schnittstellen oder Erweiterungen entstehen.
Was kostet ein ERP-System für Startups, KMU und Grossunternehmen?
Die Kosten für ein ERP-System variieren je nach Unternehmensgrösse und Anforderungen. Während Startups oft auf kostengünstige Standard-Lösungen setzen, benötigen KMUs und grosse Unternehmen meist umfassendere, individuell angepasste Systeme.
Startups
Für Startups sind kostengünstige Cloud-ERP-Lösungen mit standardisierten Funktionen ideal. Sie ermöglichen eine schnelle Implementierung ohne hohe Anfangsinvestitionen. Dank eines flexiblen Abonnementmodells bleiben die Kosten kalkulierbar, und das System kann mit dem Unternehmen wachsen.
KMUs
KMUs benötigen ein skalierbares ERP, das Funktionen wie Finanzbuchhaltung und Lieferkettenmanagement integriert. Da diese Unternehmen oft individuelle Anforderungen haben, ist Customizing häufig notwendig, was die Kosten erhöht. Ein ERP wie Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hier eine solide Basis mit Anpassungsmöglichkeiten.
Grosse Unternehmen
Grosse Unternehmen setzen auf hochgradig angepasste ERP-Systeme, die oft international skalieren müssen. Die Einmalkosten für Implementierung, Schulungen und individuelle Anpassungen sind entsprechend hoch. Ein leistungsstarkes ERP wie Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations bietet hier die notwendige Flexibilität und Funktionalität.
Einflussfaktoren auf die ERP-Kosten: Was treibt die Preise in die Höhe?
Die Kosten eines ERP-Systems hängen von verschiedenen Faktoren ab. Ein entscheidender Aspekt ist die Anzahl der Nutzer, da mit steigender Anzahl der Mitarbeitenden auch die Lizenzkosten zunehmen.
Ebenso beeinflusst die Komplexität der Prozesse die Gesamtkosten: Unternehmen mit spezifischen Anforderungen benötigen oft umfangreiches Customizing, um das System optimal an ihre Abläufe anzupassen.
Auch die Branchenanforderungen spielen eine wichtige Rolle. So sind beispielsweise in der Produktion häufig spezielle Module erforderlich, die zusätzliche Investitionen mit sich bringen.
Wie lassen sich die Kosten eines ERP-Systems kontrollieren?
Wir wissen, dass die Kostenkontrolle entscheidend ist. Deshalb setzen wir auf folgende Massnahmen:
- Detaillierte Anforderungsanalyse: Enge Zusammenarbeit mit den Schlüsselpersonen, um alle Prozesse zu verstehen.
- Schrittweise Implementierung: Wir starten mit den wichtigsten Prozessen und erweitern das System in Phasen, um Risiken und Kosten zu minimieren.
- Skalierbarkeit: Das ERP-System wächst mit Ihrem Unternehmen, ohne direkt hohe Zusatzkosten zu verursachen.
- Klare Preisstruktur & Transparenz: Durch regelmässige Reviews und detaillierte Aufstellungen behalten Sie den Überblick über die Kosten.
Planung ist der Schlüssel zur Kostenkontrolle
Die Frage „Was kostet ein ERP-System?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Kosten hängen von vielen individuellen Faktoren ab. Der wichtigste Punkt für eine realistische Einschätzung ist die Erstellung eines Functional Design Documents (FDD) mittels der Voranalyse, in das die Schlüsselpersonen aus den Fachabteilungen aktiv eingebunden werden.
Durch eine detaillierte Planung, eine schrittweise Implementierung und eine transparente Preisstruktur stellen wir sicher, dass Ihre ERP-Investition wirtschaftlich sinnvoll ist – sowohl kurz- als auch langfristig.