CRM im Vertrieb – strukturiert die Abschlussquote steigern
Ein CRM-System schafft Transparenz und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen – gerade für Geschäftsführung und Vertriebsleitung.
Die Einführung eines CRM-Systems im Vertrieb wirkt auf den ersten Blick technisch und aufwendig. Doch mit dem richtigen Fokus auf Prozesse, Menschen und Ziele wird daraus ein wirkungsvolles Steuerungsinstrument. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie ein CRM Ihre Vertriebsarbeit strukturiert, Ihre Abschlussquote steigert und Ihnen als Entscheider:in echte Transparenz verschafft – egal ob Sie ein Start-up, KMU oder Grossunternehmen führen.
Inhaltsverzeichnis
Aussendienst im Spannungsfeld: Wo es hakt und warum
Der Vertrieb steht unter Druck: längere Customer Journeys, zahlreiche Touchpoints, gut informierte Kund:innen – und gleichzeitig wächst der Wunsch nach persönlicher Betreuung durch den Aussendienst.
Doch in vielen Unternehmen herrscht operatives Chaos:
- Wer hat wann mit wem gesprochen?
- Wo steht welcher Deal?
- Welche Kund:innen sind reif für ein Folgeangebot?
Ohne zentrales CRM fehlen die Antworten auf ebendiese Fragen. Stattdessen entstehen Doppelarbeiten, Informationslücken und unklare Forecasts. Für Entscheidungsträger:innen wie CEOs oder Vertriebsleitungen ist das ein Risiko: Sie steuern oft nach Bauchgefühl, nicht nach verlässlichen Daten.
Ein CRM-System bietet hier nicht nur Struktur, sondern schafft vor allem eines: Transparenz – und damit die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Welche Vorteile bringt ein CRM im Vertrieb?
Ein modernes CRM-System wie Microsoft Dynamics 365 Sales macht den Vertrieb nicht komplizierter – sondern effizienter:
- Strukturierte Kundenpflege: Alle Kundeninformationen, Interaktionen und Vertriebsaktivitäten sind an einem Ort angelegt.
- Effizientere Prozesse: Automatisierungen und KI-gestützte Empfehlungen sorgen für weniger Admin-Aufwand.
- Höhere Abschlussquoten: Verkaufschancen werden systematisch erkannt, sinnvoll priorisiert und durch KI gezielt bewertet.
- Transparenz für Entscheider:innen: Pipeline, Forecasts und Performance auf einen Blick verstehen und steuern.
- Bessere Zusammenarbeit im Team: Alle arbeiten auf derselben Datenbasis, Wissen bleibt so im Unternehmen – auch bei Fluktuation.
- Datenbasierte Entscheidungen: Reports, Dashboards und prädiktive Analysen liefern belastbare KPIs.
- Skalierbarkeit: Vom Start-up bis zum Konzern: Prozesse wachsen mit dem Unternehmen mit.
Und das bietet MS Dynamics 365 Sales alles in einer Plattform, die sich nahtlos mit Microsoft 365, Outlook, Teams, Power BI und ERP-Systemen verbinden lässt.
Smarter verkaufen: Die wichtigsten Funktionen von Dynamics 365 Sales und KI
Gerade im Vertrieb profitieren Mitarbeiter:innen von einem CRM, das mobil, intelligent und integriert arbeitet:
- Mobiler Zugriff: Alle Kunden- und Verkaufsdaten sind unterwegs verfügbar – online wie offline.
- Besuchsplanung mit KI: Das System liefert KI-gestützte Vorschläge für nächste sinnvolle Kundenbesuche und die optimale Route.
- Verkaufschancen priorisieren: Die KI analysiert historische Daten, Verhaltensmuster und Interaktionen – und zeigt an, welche Leads „heiss“ sind.
- Sprach- und Texterkennung: Gesprächsnotizen können per Spracheingabe erfasst und automatisch ausgewertet werden.
- Gesprächsvorbereitung durch KI: Relevante Informationen werden vor dem Termin automatisch aufbereitet – inkl. möglicher Einwände oder Upselling-Potenziale.
- Automatische Follow-ups: Intelligente Workflows erinnern an Wiedervorlagen oder senden vorbereitete E-Mails.
So finden Sie das richtige CRM-System für Ihren Vertrieb
Bei der CRM-Auswahl sind nicht nur hilfreiche Funktionen entscheidend, sondern auch, wie gut dieses zu Ihrem Unternehmen passt. Darauf kommt es an:
Grösse & Prozesse:
Nicht jedes System passt für jedes Team. Beachten Sie bei der Wahl Flexibilität und Skalierbarkeit des CRM Systems. Microsoft Dynamics 365 z.B. ist skalierbar – von kleinen Teams bis zu internationalen Strukturen.
Benutzerfreundlichkeit:
Moderne, intuitive Benutzeroberflächen sind für die Akzeptanz im Vertriebsteam entscheidend. Prüfen Sie daher auch, ob das CMR-System mobile Apps bietet.
Anpassbarkeit:
Idealerweise lassen sich Prozesse ohne teure Eigenentwicklungen konfigurieren – Bei MS Dynamics 365 Sales biespielsweise mittels Low-Code-/No-Code-Ansatz.
Starke Integrationen:
Bestehende Tools sollten einfach angebunden werden können. Bei Dynamics 365 Sales erhalten Sie Outlook, Excel, Teams, SharePoint, ERP alles aus einer Hand.
Zukunftssicherheit:
Anbieter, die einen verlässlichen Service und aktive Weiterentwicklung bieten, sind zu bevorzugen. Microsoft entwickelt seine Produkte kontinuierlich weiter – mit Fokus auf KI, Automatisierung und User Experience.
Sicherheit & Compliance:
Ein CRM-System sollte höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Microsoft bietet mit der Cloud-Infrastruktur von Azure maximale Datensicherheit – DSG- und DSGVO-konform sowie inkl. Hosting in der Schweiz/EU.
6 Tipps zur erfolgreichen Implementierung des CRM im Vertrieb
Ein CRM-System entfaltet seinen vollen Nutzen erst mit klarer Planung und interner Begleitung. Das sind die Best Practices:
- Ziele und Anforderungen definieren:
Ein CRM-System entfaltet nur dann strategische Wirkung, wenn vorab klar ist, wofür es eingesetzt werden soll. Definieren Sie konkrete Ziele und Anforderungen – statt nur die Technik einzuführen. - Pilot-Phase einplanen:
Starten Sie mit einer kleinen, überschaubaren Testphase. So können Sie Funktionen und Prozesse iterativ optimieren, bevor das System im gesamten Unternehmen ausgerollt wird. - Change Management verankern:
Beziehen Sie den Vertrieb frühzeitig ein – nicht erst bei der Schulung. Wer das System mitgestalten kann, akzeptiert es eher und nutzt es engagierter. - Schulungen und Support sicherstellen:
Einmalige Trainings reichen nicht. Planen Sie regelmässige Schulungen ein, richten Sie Support-Anlaufstellen ein und benennen Sie Super-User als interne Ansprechpartner:innen. - Datenqualität sichern:
Nur saubere Daten bringen echten Mehrwert. Legen Sie klare Regeln für die Pflege, Bereinigung und Validierung von Kundendaten fest – und kontrollieren Sie diese regelmässig. - Erfolgsmessung starten:
Legen Sie KPIs fest – z. B. Abschlussquote, Dauer von Deals oder Kundenbindung – und überprüfen Sie regelmässig, ob Ihre CRM-Ziele erreicht werden. So können Sie gezielt nachsteuern.
FAQ
Du erkennst den Bedarf an einem CRM-System im Vertrieb, wenn z. B.:
Vertriebstransparenz fehlt: Es ist unklar, welche Verkaufschancen bestehen, in welchem Stadium sich Deals befinden oder welcher Umsatz zu erwarten ist.
Daten über Kunden und Leads verstreut sind: Informationen liegen in Excel, E-Mails oder Notizzetteln und gehen bei Mitarbeiterwechsel verloren.
Follow-ups werden vergessen: Es fehlen automatisierte Erinnerungen oder Workflows, um Leads systematisch zu bearbeiten.
Vertriebsprozesse sind ineffizient oder nicht standardisiert: Jeder arbeitet anders, was zu Inkonsistenzen und mangelnder Nachverfolgbarkeit führt.
Keine fundierte Auswertung möglich ist: Es fehlen Dashboards oder Berichte über KPIs wie Conversion-Rates, Abschlusswahrscheinlichkeiten oder Vertriebsleistung.
Skalierung schwierig ist: Ohne System lassen sich Vertriebsteams, Märkte oder Produkte nur schwer strukturiert ausbauen.
Die Dauer hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. Grösse des Teams, Komplexität der Prozesse und Integrationen. Grobe Orientierung:
| Projektumfang | Dauer |
|---|---|
| Kleinprojekt (Standardfunktionen, 5–10 User) | ca. 2–4 Wochen |
| Mittelgroßes Projekt (Customizing, Datenmigration, Schulung) | ca. 1–3 Monate |
| Komplexes Projekt (Integrationen, Workflows, mehrere Länder/Teams) | 3–6 Monate (oder länger) |
Typische Phasen:
Anforderungsanalyse
Systemkonfiguration & Anpassung
Testphase (Pilot)
Schulung & Rollout
Go-Live & Nachbetreuung
Ein CRM ist nur dann effektiv, wenn es akzeptiert und genutzt wird. Erfolgsfaktoren:
Einbindung der Nutzer von Anfang an: Nutzerfeedback einholen, Anforderungen berücksichtigen.
Klare Vertriebsprozesse: CRM bildet strukturierte Prozesse ab, statt neue Hürden zu schaffen.
Benutzerfreundlichkeit sicherstellen: Dynamics 365 bietet intuitive Oberflächen, Outlook-Integration, mobile App usw.
Schulung & Support: Zielgerichtete Trainings, E-Learnings, Admin-Support.
Vertriebsführung als Vorbild: Nutzung durch Führungskräfte als Vorbild und zur Steuerung.
Erfolgsmessung & Anreize: KPIs, Zielvereinbarungen, z. B. „Pflege der Opportunities“ als Teil der Zielvorgaben.
Gamification: Dynamics bietet z. B. eine Integration mit Microsoft Viva Sales oder spielerische Elemente.
Kosten eines ERP-Systems
Inhalsverzeichnis Kosten eines ERP-Systems: So planen Sie Ihre Investition realistisch...
Read More