Einführung eines ERP-Systems: Schritt für Schritt
Die Einführung eines ERP-Systems mag zunächst herausfordernd erscheinen. Doch mit einer klaren Strategie lässt sich der Prozess strukturiert und effizient meistern.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr ERP-Projekt in sechs Phasen – von der Vorbereitung bis zum Go-Live – erfolgreich umsetzen. Dabei erhalten Sie wertvolle Tipps, die für Unternehmen aller Grössen relevant sind, ganz gleich ob Startup, KMU oder Grossunternehmen. So gelingt die Einführung Ihres ERP-Systems reibungslos.
Inhaltsverzeichnis
Die 6 Phasen der ERP-Einführung
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen, doch eine bewährte Vorgehensweise hilft, typische Stolpersteine zu vermeiden. In den folgenden sechs Phasen zeigen wir Ihnen, wie Sie den Prozess von der Planung bis zur Optimierung in Ihrer Firma erfolgreich steuern.
Phase 1: Projektvorbereitung
In dieser Phase schaffen Sie die organisatorischen Grundlagen für das Projekt.
Sie beginnen mit der Zielformulierung: Welche konkreten Ziele sollen mit dem ERP-System erreicht werden?
- Verbesserung der Prozessautomatisierung (z. B. Reduzierung manueller Eingaben)
- Erhöhung der Transparenz über Geschäftsabläufe (z. B. Echtzeit-Dashboards)
- Optimierung der Lagerverwaltung (z. B. geringere Lagerkosten durch präzisere Bestandsführung)
- Skalierbarkeit für zukünftiges Unternehmenswachstum
Zudem bilden Sie das Projektteam: Wer sind die relevanten Stakeholder und welche Rollen und Verantwortlichkeiten übernehmen sie?
- Geschäftsleitung: Treffen strategische Entscheidungen und Budgetfreigaben
- Projektleiter: Verantwortlich für Planung, Steuerung und Kommunikation
- Key-User aus Fachabteilungen: Übernimmt die Anforderungsdefinition und Tests
- IT-Abteilung und ERP-Anbieter: Zuständig für die technische Umsetzung und Integration (inkl. Datensicherheit, Schnittstellenmanagement und Softwareanpassungen)
- Externe Berater: Unterstützen bei der Implementierung, Best Practices und Schulung der Mitarbeitenden
Weiter legen Sie einen groben Zeitplan fest: Welche Meilensteine und Fristen sind realistisch?
Basierend auf den obigen Punkten erstellen Sie (oder allenfalls Ihre externen Berater) das Projekthandbuch. Dieses umfasst in der Regel:
- Projektziele und -strategie: Definition des gewünschten Endzustands
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Klarheit über Zuständigkeiten
- Kommunikationsplan: Regelmässige Meetings, Updates und Eskalationswege
- Risikoanalyse: Identifikation potenzieller Herausforderungen und Gegenmassnahmen
Ein internes Kick-off markiert den Startschuss für Ihr Projekt: Wie wird das Projektteam auf das ERP-Projekt eingestimmt und motiviert?
Phase 2: Anforderungsanalyse
Sobald das Projekt gut aufgegleist ist, definieren Sie die Anforderungen an das ERP-System. Dokumentieren Sie zunächst die bestehenden Geschäftsprozesse und identifizieren Sie anschliessend Optimierungspotenziale. Auf dieser Basis erstellen Sie das Lastenheft, welches als Grundlage für die spätere Systemauswahl dient.
Phase 3: Systemauswahl
Entsprechend der Anforderungsanalyse wählen Sie das passende ERP-System aus. Dazu evaluieren Sie verschiedene Anbieter und machen sich durch Demos und Workshops mit den unterschiedlichen Lösungen vertraut. Haben Sie eine Lösung gefunden, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht, beginnen Sie die Vertragsverhandlungen und schliessen nach erfolgreicher Einigung den Vertrag mit dem Anbieter ab.
Phase 4: Implementierung und Anpassung
Die von Ihnen gewählte Software wird nun installiert und an Ihre Unternehmensprozesse angepasst. Dies umfasst:
- die Systemeinrichtung
- die Prozesskonfiguration
- die Umsetzung von Schnittstellen und Datenmigration
- die Definition neuer Prozesse
Phase 5: Testphase und Schulung
Vor dem Go-Live sollten Sie das System umfassend testen, um sicherzustellen, dass alle Funktionen in der gewünschten Qualität arbeiten. Parallel dazu ist die Schulung der Mitarbeitenden essenziell – einerseits, um deren Zuspruch fürs neue System zu gewinnen, andererseits auch, damit die Arbeit mit der neuen Lösung ab Tag 1 reibungslos funktioniert.
Phase 6: Go-Live und Support
Jetzt beginnt der produktive Betrieb. In der Anfangsphase ist eine intensive Betreuung durch Ihren Technologiepartner zentral. So können Sie eventuelle Startschwierigkeiten schnell beheben. Und auch nach der Inbetriebnahme sollte die Funktionalität des ERP-Systems kontinuierlich überwacht und regelmässig optimiert werden, damit Sie den maximalen Nutzen daraus ziehen können.
So begleitet senergy Sie bei der Einführung Ihres ERP-Systems
Unsere jahrelange Erfahrung und ein bewährter Prozess garantieren eine erfolgreiche Umsetzung Ihres ERP-Projekts:
Discovery Phase: Gemeinsam definieren wir die Anforderungen, richten die D365-Umgebungen ein und schulen die Key-User.
Implementierungsphase: Im Anschluss bauen wir Ihre Lösung auf und konfigurieren die Standardprozesse.
Accept & Test: Vor dem Go-Live testen wir die Lösung intensiv und stellen sicher, dass die Benutzer gerne und gut damit umgehen können.
Go-Live & Support: Wir begleiten Sie für einen reibungslosen Start hautnah und garantieren einen nachhaltigen Betrieb.
Vier gängige Strategien für die ERP-Einführung
Die Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen eine der grössten Herausforderungen. Eine falsche Herangehensweise kann zu erheblichen Störungen im Betrieb führen, während eine gut geplante Implementierung langfristige Effizienzsteigerungen und Wettbewerbsvorteile bringt.
Doch welche Strategie ist die richtige?
Unternehmen haben verschiedene Ansätze zur Auswahl – von einer schnellen, vollständigen Umstellung bis hin zu einer schrittweisen Einführung oder einem Pilotprojekt. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, abhängig von den individuellen Anforderungen und Rahmenbedingungen.
Im Folgenden stellen wir vier gängige Strategien für die ERP-Implementierung vor:
- Big Bang: Das gesamte System wird auf einmal eingeführt, ideal bei engen Zeitvorgaben. Vorteile sind die schnelle Umstellung und der Wegfall eines Parallelbetriebs, jedoch besteht ein hohes Risiko für Störungen.
- Schrittweise Einführung: Das neue ERP-System wird nach und nach in einzelnen Abteilungen oder Standorten implementiert. Dies reduziert Risiken, erlaubt Anpassungen und fördert die Benutzerakzeptanz, dauert aber länger.
- Pilotimplementierung: Zunächst wird das System in kleinerem Umfang getestet, um frühzeitig Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen. So lassen sich Risiken minimieren und Akzeptanz steigern.
- Hybrider Ansatz: Eine Kombination der Methoden, angepasst an Unternehmensanforderungen. Beispielsweise können Kernfunktionen schrittweise eingeführt und neue Features in Pilotprojekten getestet werden. Dieser flexible Ansatz senkt Risiken und optimiert den Ressourceneinsatz.
Zeitlicher Ablauf: Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein langfristiges Projekt, das sich je nach Unternehmensgrösse, Prozesskomplexität und individuellen Anpassungen über mehrere Monate erstrecken kann.
Ein realistischer Zeitplan hilft, Verzögerungen zu vermeiden und die Einführung strukturiert durchzuführen.
Nachfolgend ein beispielhafter Einführungsplans für ein KMU:
Gerne geben wir Ihnen eine genauere Einschätzung zur Dauer Ihrer ERP-Einführung nach einer ersten Voranalyse, wenn wir Ihre Bedürfnisse und Ihr Unternehmen besser verstehen.
Kosten eines ERP-Systems
Die Einführung eines ERP-Systems ist eine strategische Investition, aber welche Kostenfaktoren spielen dabei eine Rolle? Erfahren Sie mehr über Lizenzmodelle, Implementierungskosten und versteckte Aufwände, um Ihr Budget realistisch zu planen.
Kosten eines ERP-Systems
Inhalsverzeichnis Kosten eines ERP-Systems: So planen Sie Ihre Investition realistisch...
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Erfahrungen von Schweizer Unternehmen: Best Practices und Lessons Learned zur ERP-Einführung
Viele Schweizer Unternehmen haben bereits ERP-Systeme eingeführt – mit ganz unterschiedlichen Erfahrungen. Einige Projekte liefen reibungslos, andere hatten mit Herausforderungen zu kämpfen. Doch was zeichnet die erfolgreichen Implementierungen aus? Hier sind einige hilfreiche Tipps aus der Praxis:
Best Practices
- Frühzeitige Einbindung aller Abteilungen: Unternehmen, die frühzeitig alle betroffenen Abteilungen involviert haben, konnten Widerstände reduzieren und die Akzeptanz der Software steigern.
- Schrittweise Einführung statt Big Bang: Ein gestaffeltes Rollout-Modell half vielen Unternehmen, Fehler frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
- Klare Kommunikation und Change Management: Firmen, die ihre Mitarbeitenden aktiv durch den Prozess begleiteten, hatten weniger Probleme mit Akzeptanz und Produktivitätseinbussen.
- Realistische Ressourcenplanung: Damit eine ERP-Einführung so reibungslos wie möglich gestaltet werden kann, ist eine Planung der Ressourcen (insbesondere der personellen Ressourcen) auf Seiten des Dienstleisters als auch der Kundschaft sehr wichtig. Das Ziel soll sein, den richtigen Ansprechpartner zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben.
Lessons Learned
- Unterschätzung der Datenmigration: Viele Unternehmen berichteten, dass eine fehlerhafte oder unvollständige Datenmigration zu erheblichen Verzögerungen führte.
- Zu wenig Schulung für die Mitarbeitenden: Ein ERP-System ist nur so gut wie seine Nutzer – Unternehmen, die hier gespart haben, kämpften mit längeren Einarbeitungszeiten.
- Unklare Zielsetzung: Firmen, die sich nicht von Anfang an klare Ziele gesetzt haben, verloren den Fokus und mussten nachträglich viele Anpassungen vornehmen.
- Vernachlässigung der Dokumentlayouts: Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Lieferantenbestellungen sollten frühzeitig in Bezug auf die Anforderungen und den Erstentwurf bearbeitet werden. In vielen Projekten hat sich gezeigt, dass der erforderliche Aufwand oft unterschätzt wird. Meistens gibt es auf Kundenseite eine klare Vorstellung, da beispielsweise eine Corporate Identity oder ein Design existiert, das für das Unternehmen von hoher Bedeutung ist.
- Spezifische Auswertungen: Im Falle von branchen- oder unternehmensspezifischen Reportings empfiehlt es sich, diese ebenfalls in Angriff zu nehmen bzw. gerade bei einer ERP-Neueinführung zu überdenken und an die neuen Möglichkeiten und Gegebenheiten anzupassen. Bei sehr hohen Anforderungen kann der Einsatz von Power BI Sinn machen.
- Zu optimistische Ressourcenplanung: Oft wird die kundenseitige Verantwortlichkeit und Mitarbeit im Projekt, vor allem diejenige der Key User, zu Beginn unterschätzt. Mit dem Einsatz einer Ressourcenplanung, welche von der Projektplanung abgeleitet werden kann, wird das Risiko für zeitliche Engpässe minimiert.