ZUGFeRD aus Dynamics 365 Finance & Operations ist ohne eigenen Code möglich: Die E-Rechnung entsteht über Electronic Reporting aus den Rechnungen, die Sie heute schon buchen. XRechnung bringt Microsoft für deutsche Gesellschaften im Standard mit, ZUGFeRD bzw. Factur-X nach EN 16931 lässt sich mit einer zusätzlichen ER-Konfiguration ergänzen. Was Sie als Schweizer Firma mit Kunden in Deutschland dafür brauchen, zeigt dieser Artikel.
Eine Rechtsberatung ist das nicht. Ob Ihre Gesellschaft selbst unter die deutsche Pflicht fällt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Unabhängig davon gilt in der Praxis: Ihre deutschen Kunden verlangen zunehmend eine E-Rechnung statt eines PDF im Anhang.
Was in Deutschland gilt – laut Bundesfinanzministerium
Das Bundesfinanzministerium (BMF) beschreibt die Regeln in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand 29.10.2026). Die wichtigsten Punkte:
- Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmässig eine E-Rechnung zu verwenden.
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; dafür genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach.
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800’000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027.
- Als E-Rechnung gelten Formate nach der europäischen Norm EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL).
- Ausländische Unternehmer, die in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind, dort aber keine feste Niederlassung haben, können in der Rechnung darauf hinweisen, um zu begründen, warum sie keine E-Rechnung stellen.
Für Ihre Planung heisst das: Die Übergangszeit für sonstige Rechnungen endet für die meisten deutschen Aussteller am 31. Dezember 2026. Wer an deutsche Firmen fakturiert, sollte darum jetzt klären, welches Format seine Kunden erwarten.
Die Formate: ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und EN 16931
EN 16931 ist die europäische Norm für den Inhalt einer E-Rechnung. Sie legt fest, welche Angaben eine Rechnung strukturiert enthält, und gibt laut BMF ein XML-basiertes Format vor. Die einzelnen Formate setzen diese Norm unterschiedlich um:
| Format | Aufbau | Typischer Empfänger |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML; in D365 in der UBL-Syntax | deutsche Empfänger, die nur strukturierte Daten verarbeiten; öffentliche Auftraggeber (Richtlinie 2014/55/EU) |
| ZUGFeRD | hybrid: lesbares PDF mit eingebettetem XML (CII nach EN 16931) | deutsche Geschäftskunden, die PDF und Daten in einer Datei wollen |
| Factur-X | gleicher Aufbau wie ZUGFeRD (CII nach EN 16931) | Kunden, die das Format unter diesem Namen verlangen |
| Peppol BIS Billing 3.0 | XML (UBL) nach EN 16931 | Empfänger in der EU, die über Peppol empfangen |
| eBill | eBill-XML mit Original-PDF über den Netzwerkpartner | Rechnungsempfänger in der Schweiz mit eBill |
Der Unterschied ist im Alltag spürbar: Eine XRechnung ist für Menschen ohne Viewer kaum lesbar, eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie Ihre gewohnte PDF-Rechnung und trägt die Daten zusätzlich im Inneren.
Was Dynamics 365 Finance im Standard mitbringt
Microsoft führt für Deutschland die Ausgangsrechnung im Format XRechnung für Verkaufs-, Freitext- und Projektrechnungen samt Gutschriften. Dazu kommt der Import von Lieferantenrechnungen im Peppol-Format und in der deutschen XRechnung. Die Übersicht der europäischen Formate nennt zudem Open Peppol BIS Billing 3.0 für die EU.
Eine Voraussetzung ist wichtig für Schweizer Gruppen: Laut Microsoft muss die Hauptadresse der juristischen Person in Deutschland liegen, damit das deutsche Format greift. Haben Sie eine deutsche Gesellschaft in D365, fakturiert diese die XRechnung. Ob und wie Rechnungen aus Ihrer Schweizer Gesellschaft abgedeckt werden, prüfen wir mit Ihnen am konkreten Mandanten.
ZUGFeRD führt Microsoft für Finance nicht als eigenes Standardformat. Hier setzt unser Paket ZUGFeRD für Dynamics 365 Finance & Operations an: eine ER-Konfiguration «ZUGFeRD Sales Invoice (CII)» nach EN 16931, die auf dem Standard-Rechnungsmodell aufbaut. Die Werte kommen aus Ihren bestehenden Debitorenrechnungen und der deutschen Einrichtung – nichts wird doppelt erfasst. Für eingehende ZUGFeRD-Rechnungen bereitet ein Werkzeug die Daten für den Standardimport der Kreditorenrechnungen auf.
Einrichtung über Electronic Reporting
Electronic Reporting (ER) ist das Werkzeug, mit dem D365 Dateien wie Zahlungsdateien oder E-Rechnungen erzeugt. Für die XRechnung beschreibt Microsoft die Schritte so:
- ER-Konfigurationen importieren: «Sales Invoice DE», «Project Invoice DE» und «Invoice model mapping».
- In den Debitorenparametern die Formate für Verkaufs-, Freitext- und Projektrechnungen hinterlegen.
- Mandantendaten pflegen: Hauptadresse, Steuernummer, Bankkonto mit IBAN.
- Beim Kunden «eInvoice» einschalten, Steuernummer und Ansprechperson erfassen; optional eine PDF-Kopie anhängen.
- Externe Codes für Einheiten und Mehrwertsteuercodes hinterlegen.
- Auf jeder Rechnung die Kundenanforderung (Customer requisition) erfassen.
Für ZUGFeRD bieten wir zwei Wege an. Mit der Konfiguration für CHF 500.– erhalten Sie die ER-Konfiguration samt kurzer Anleitung und richten selbst ein. Mit der Einrichtung für CHF 1’000.– importieren wir die Konfiguration, richten «Electronic invoicing» und die Debitorenparameter im deutschen Mandanten ein, erstellen eine Testrechnung und prüfen das Ergebnis mit Ihnen. Beides zusammen kostet CHF 1’500.– (exkl. MWST).
Versand und Archiv
Erzeugt wird die E-Rechnung beim Buchen oder nachträglich aus dem Rechnungsjournal über «Senden» → «Original». Die erzeugten Dateien finden Sie unter den Electronic-Reporting-Aufträgen; dort steht bei Fehlern auch das Protokoll.
Wohin die Datei geht, legen Sie mit den ER-Zielen fest, ohne Programmierung:
- E-Mail: die Rechnung als Anhang an den Kunden.
- Archiv: die Datei als Anlage im ER-Auftrag, wahlweise in SharePoint oder Azure Storage.
- Datei, Bildschirm, Druck: für Prüfung und Einzelfälle.
Beim Archiv lohnt sich Sorgfalt: Laut BMF ist bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Das gedruckte PDF allein genügt dafür nicht.
Im Betrieb hilft die App «E-Rechnung» aus sensAI (Preview): eine Einrichtungs-Checkliste je Mandant mit Direktlinks, ein Monitor des Übermittlungsprotokolls, eine Liste der Rechnungen ohne E-Rechnung sowie Eingang und Fehlerhilfe – auf der Standardfunktion «Electronic invoicing» und ohne eigenes Format.
eBill: das Schweizer Gegenstück
Was in Deutschland ZUGFeRD und XRechnung sind, ist in der Schweiz eBill. Die App «eBill» aus sensAI (Preview) bringt eBill in die Debitorenbuchhaltung: Gebuchte Verkaufs-, Freitext- und Projektrechnungen an eBill-Kunden landen im Postausgang und gehen mit dem Original-PDF des Standards und dem eBill-XML über den Netzwerkpartner hinaus. Status, Anmeldungen und Zahlungen kommen zurück.
So bedienen Sie aus einem System beide Märkte: deutsche Kunden mit E-Rechnung nach EN 16931, Schweizer Kunden mit eBill. Mehr zur Plattform lesen Sie auf unserer Seite zu Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.
Häufige Fragen
Brauche ich für ZUGFeRD in Dynamics 365 eigenen Code?
Nein. Unser ZUGFeRD-Paket ist eine Konfiguration für Electronic Reporting auf dem Standard-Rechnungsmodell. Ihr System wird dafür nicht angepasst.
Ist XRechnung in Dynamics 365 Finance schon enthalten?
Ja, Microsoft liefert die XRechnung für Verkaufs-, Freitext- und Projektrechnungen samt Gutschriften als ER-Konfiguration. Voraussetzung ist laut Microsoft eine juristische Person mit Hauptadresse in Deutschland.
Muss meine Schweizer Gesellschaft E-Rechnungen nach Deutschland senden?
Das BMF richtet die Pflicht auf Umsätze zwischen inländischen Unternehmern aus und nennt einen Hinweis für ausländische Unternehmer ohne feste Niederlassung in Deutschland. Ob das auf Ihre Gesellschaft zutrifft, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Technisch bereiten wir Sie auf die Anforderungen Ihrer Kunden vor.
Kann ich eingehende ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten?
Ja. Ein Werkzeug aus unserem Paket bereitet die Daten eingehender ZUGFeRD-Rechnungen für den Standardimport der Kreditorenrechnungen auf. Eingehende XRechnungen importiert D365 im Standard.
Was kostet die ZUGFeRD-Einführung?
Die Konfiguration kostet CHF 500.–, die Einrichtung durch uns CHF 1’000.–, zusammen CHF 1’500.– (exkl. MWST). Voraussetzung ist D365 Finance & Operations mit einem deutschen Mandanten und der Funktion «Electronic invoicing».
Ihr nächster Schritt
Sie möchten wissen, welches Format Ihre deutschen Kunden brauchen und was in Ihrem D365 schon bereitsteht? senergy services ag begleitet Dynamics-365-Kunden seit 1998 aus Baden-Dättwil. Vereinbaren Sie eine Beratung – wir prüfen Ihren Mandanten und zeigen Ihnen den kürzesten Weg zur E-Rechnung.