Die QR-Rechnung beherrscht Dynamics 365 im Standard: Finance & Operations druckt den Zahlteil mit der Debitorenrechnung, liest den QR-Code einer Kreditorenrechnung ein und gleicht Zahlungseingänge aus camt.054 über die Referenz aus. Business Central bringt dafür die Erweiterung «QR-Bill Management» mit. Wo es in der Praxis hakt, ist meist nicht die Funktion selbst, sondern die Einrichtung: Funktionsverwaltung, Konfigurationen der Elektronischen Berichterstellung (ER), Bankkonten der Kreditoren und saubere Adressen.
Dieser Artikel zeigt für die Buchhaltung, was eine QR-Rechnung in Dynamics 365 im Standard leistet, welche Einstellungen Sie prüfen sollten und wo Ergänzungen den Alltag vereinfachen.
Die Begriffe kurz geklärt
Die QR-Rechnung hat die früheren Einzahlungsscheine und das ESR-Verfahren abgelöst. Der Swiss QR Code im Zahlteil enthält alle Angaben für die Zahlung. Drei Begriffe begegnen Ihnen dabei immer wieder:
- QR-IBAN: eine IBAN mit einer Nummer zwischen 30000 und 31999 an den Stellen 5 bis 9. Sie kann parallel zur normalen IBAN geführt werden.
- QR-Referenz: 26 Ziffern plus eine Prüfziffer; sie übernimmt die Rolle der früheren ESR-Referenz.
- Creditor Reference (SCOR, ISO 11649): beginnt mit «RF» und zwei Prüfzeichen und umfasst höchstens 25 Zeichen.
Die Regeln für Inhalt und Aufbau legen die Implementation Guidelines der SIX zur QR-Rechnung fest. Dort ist auch festgehalten, dass in der QR-Rechnung nur noch die strukturierte Adresse zugelassen ist.
QR-Rechnung ausstellen: Debitoren
In Dynamics 365 Finance & Operations aktivieren Sie in der Funktionsverwaltung zwei Funktionen: «Configurable payment ID» und «(Switzerland) QR-bills». Danach importieren Sie die aktuellen ER-Konfigurationen aus Lifecycle Services, darunter «Swiss QR-Bill text» und «Swiss QR-Bill Structured information». Weitere Einstellungen gemäss Microsoft Learn:
- Im Bankkonto des Unternehmens das Feld QR-IBAN erfassen.
- Für alle Skonti und Steuercodes die Beschreibung für die QR-Rechnung pflegen – sie erscheint auf dem Zahlteil.
- Die UID als Registrierungs-ID der juristischen Person hinterlegen, mit der Registrierungskategorie MWST-Nummer.
Beim Drucken entsteht die QR-Rechnung automatisch als zusätzlicher Bericht, den Sie als PDF ablegen, drucken oder elektronisch versenden. Unterstützt sind unter anderem Verkaufsrechnungen, Freitextrechnungen, Projektrechnungen, Zinsrechnungen, Mahnungen und Kontoauszüge.
In Business Central ist die Erweiterung «QR-Bill Management» enthalten und automatisch installiert. Die Seite «QR-Bill Setup» führt durch die Einrichtung: IBAN oder QR-IBAN, Darstellung von Namen und Adressen, Standard-Layout (QR-Referenz oder Creditor Reference, optional Rechnungsinformationen im SWICO-Format) sowie die Belegarten, die eine QR-Rechnung erhalten.
Kreditorenrechnungen einlesen
Ein PDF liest keines der beiden Systeme direkt. Der QR-Code kommt über einen Scanner ins System, der den Code entschlüsselt und als Text übergibt – entweder wie eine Tastatur direkt ins Feld oder, bei Business Central, auch als Textdatei.
In Finance & Operations rufen Sie in den Zeilen des Kreditorenrechnungsjournals «Import QR-Bill» auf, scannen den Code in den Dialog und prüfen die erkannten Werte: Kreditor, Bankkonto, Betrag. Mit «OK» entstehen die Journalzeilen. Wurde dieselbe QR-Rechnung schon einmal importiert, erscheint eine Warnung; alle Importe stehen auf der Seite «Imported QR bills». Für Rechnungen zu Bestellungen gibt es denselben Import bei den ausstehenden Kreditorenrechnungen. Die Zahlungsreferenz wird als Payment ID übernommen und steht nach dem Buchen für den Zahlungsvorschlag bereit.
Business Central nimmt QR-Rechnungen an drei Stellen an: in den Eingangsbelegen, in Einkaufsbestellungen und -rechnungen sowie im Einkaufsjournal. Gesucht wird ein Kreditorenbankkonto mit passender IBAN oder QR-IBAN. Weicht der Betrag der Rechnung von dem der QR-Rechnung ab, wird das Buchen gesperrt; eine bereits verwendete Zahlungsreferenz führt zu einem Fehler. Aus den SWICO-Rechnungsinformationen übernimmt Business Central laut Microsoft nur die Rechnungsnummer des Kreditors.
Zahlungseingang zuordnen
Der Vorteil der QR-Referenz zeigt sich beim Zahlungseingang. In Finance & Operations importieren Sie die camt.054-Datei der Bank in einer Zeile des Debitorenzahlungsjournals mit der Funktion «Import payment». Die 27-stellige Referenz wird im Feld «Ref» des Abschnitts «RmtInf» erwartet; die Zahlungen werden anhand der Payment ID mit den offenen Posten ausgeglichen. In Business Central übernimmt das Zahlungsabstimmungsjournal diese Aufgabe: Es findet über die Referenz den passenden Debitorenposten.
Auf der Kreditorenseite schliesst sich der Kreis mit der Zahlungsdatei: Finance & Operations erzeugt die pain.001-Datei aus der Payment ID, die aus dem QR-Code stammt. Rückmeldungen der Bank als pain.002 und camt.054 importieren Sie auf der Seite «Payment transfers».
Typische Stolpersteine
- Funktionen oder ER-Konfigurationen fehlen: Ohne beide Funktionen in der Funktionsverwaltung und ohne aktuelle ER-Konfigurationen erscheint in Finance & Operations kein Zahlteil. Microsoft empfiehlt jeweils die neusten Versionen.
- Kreditor wird nicht gefunden: Die Zuordnung läuft über die IBAN oder QR-IBAN im Kreditorenbankkonto. Fehlt sie, scheitert der Import – in Business Central lässt sich die QR-Rechnung dann nicht scannen, bis das Bankkonto angelegt ist.
- Adressen nicht strukturiert: Microsoft weist für Business Central darauf hin, dass ab Oktober 2026 strukturierte Adressen mit getrennter Strasse und Hausnummer verlangt werden. Prüfen Sie Ihre Stammdaten, auch in Finance & Operations.
- Beschreibungen für Skonto und Steuercodes leer: Sie werden auf der QR-Rechnung gedruckt und sollten für alle Codes gepflegt sein.
- Doppelt erfasste Rechnungen: Beide Systeme melden eine bereits verwendete Referenz. Bei Rechnungen ohne Referenz greift diese Prüfung naturgemäss nicht.
- Funktion in anderen Ländern sichtbar: Nach dem Einschalten steht die QR-Rechnung in Finance & Operations je nach Adresse der juristischen Person auch für DE, AT, FR und IT zur Verfügung.
Standard und Ergänzung im Überblick
Der Standard deckt die Pflicht ab. Für Finance & Operations haben wir mit sensAI Apps gebaut, die einzelne Schritte schneller machen – ohne den Standard zu ersetzen.
| Aufgabe | Standard D365 | Ergänzung |
|---|---|---|
| QR-Rechnung ausstellen | F&O: zusätzlicher Bericht beim Rechnungsdruck; BC: Erweiterung «QR-Bill Management» | Keine nötig |
| Kreditorenrechnung einlesen | F&O: «Import QR-Bill» im Rechnungsjournal über ER; BC: «Scan QR-Bill» in Eingangsbelegen, Einkauf und Journal | sensAI «QR-Rechnung» (Premium, Preview): Hand-Scanner, Kreditor über IBAN/QR-IBAN, Prüfung von Referenz, Dublette und MWST, Zeilen im ungebuchten Kreditorenrechnungsjournal – ohne ER |
| Kreditoren bezahlen | F&O: pain.001 über ER aus der Payment ID | sensAI «Zahlungsdatei» (verfügbar): prüft das Zahlungsjournal und erzeugt pain.001 ohne ER-Konfiguration |
| Zahlungseingang zuordnen | F&O: camt.054 im Debitorenzahlungsjournal; BC: Zahlungsabstimmungsjournal | sensAI «Zahlungseingang» (Coming soon, ab Januar 2027): camt.054 und camt.053 ohne ER, Zuordnung per QR-Referenz, Creditor Reference oder Rechnungsnummer |
Ergänzungen mit sensAI
QR-Rechnung (Preview): Ein Hand-Scanner liest den Swiss QR Code der Kreditorenrechnung. Die App ordnet den Kreditor über IBAN oder QR-IBAN zu, prüft Referenz, Dublette und MWST und legt die gewählten Rechnungen als Zeilen in einem ungebuchten Kreditorenrechnungsjournal an. Elektronische Berichterstellung braucht es dafür nicht.
Zahlungseingang (Coming soon, ab Januar 2027): Die App liest camt.054 und camt.053 ohne ER, ordnet Zahlungen per QR-Referenz, Creditor Reference oder Rechnungsnummer den offenen Posten zu und legt das Debitorenzahlungsjournal an.
Beide Apps legen Journale des Standards an; die QR-Rechnung lässt das Kreditorenrechnungsjournal ungebucht, damit Sie es wie gewohnt prüfen.
Häufige Fragen
Kann Dynamics 365 eine QR-Rechnung aus einem PDF lesen?
Nicht direkt. Microsoft beschreibt für beide Produkte den Weg über einen Scanner, der den QR-Code entschlüsselt und den Text ins System übergibt. Business Central nimmt zusätzlich eine Textdatei eines solchen Scanners an.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und IBAN?
Die QR-IBAN erkennen Sie an einer Nummer zwischen 30000 und 31999 an den Stellen 5 bis 9 und kann parallel zur normalen IBAN bestehen. In Business Central legen Sie im Layout fest, ob IBAN oder QR-IBAN und welche Referenzart verwendet wird. In Finance & Operations erfassen Sie die QR-IBAN in einem eigenen Feld des Bankkontos.
Welche Funktionen muss ich in Finance & Operations einschalten?
In der Funktionsverwaltung «Configurable payment ID» und «(Switzerland) QR-bills». Dazu gehören die aktuellen ER-Konfigurationen für QR-Rechnung, pain.001, pain.002 und camt.054 aus Lifecycle Services.
Wie verhindere ich, dass eine Kreditorenrechnung doppelt erfasst wird?
Beide Systeme prüfen die Zahlungsreferenz: Finance & Operations warnt bei einer schon importierten QR-Rechnung, Business Central meldet einen Fehler. Bei Rechnungen ohne Referenz hilft nur eine zusätzliche Prüfung, etwa über Kreditor, Rechnungsnummer und Betrag.
Was ändert sich bei den Adressen?
Die SIX lässt in der QR-Rechnung nur noch die strukturierte Adresse zu, also Strasse und Hausnummer getrennt. In Business Central steuern Sie das über den Adresstyp in «QR-Bill Setup»; in beiden Produkten lohnt sich ein Blick auf die Stammdaten Ihrer Debitoren und Ihres Unternehmens.
Beratung zur QR-Rechnung in Dynamics 365
senergy services ag begleitet Schweizer Unternehmen seit 1998 mit Microsoft Dynamics. Wir prüfen Ihre Einrichtung der QR-Rechnung, bringen ER-Konfigurationen und Stammdaten auf Stand und zeigen Ihnen, wo sensAI den Ablauf verkürzt. Vereinbaren Sie ein Gespräch.